AVISO CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DE HIPAA
Fecha de vigencia: 14 de abril del 2003
ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE EL HOSPITAL COMUNITARIO DE HOLLAND
(HOLLAND COMMUNITY HOSPITAL) PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN
MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO USTED MISMO PUEDE TENER ACCESO
A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVÍSELO DETENIDAMENTE.
Si usted tiene preguntas sobre este aviso, favor de ponerse en contacto
con el Funcionario de Asuntos de Privacidad (Privacy Officer) del Holland
Hospital al (616) 494-4180.
QUIÉNES CUMPLIRÁN CON ESTE AVISO
Este aviso describe las prácticas de nuestro hospital y las de:
Todos los profesionales del cuidado de la salud autorizados para introducir
información en su historial médico del hospital, incluidos
los médicos, sus empleados y otras personas que no son empleados
del Holland Hospital (hospital) que fueron aprobadas para proporcionar
servicios en el hospital.
- Todos los departamentos y unidades del hospital.
- Todos los miembros de grupos de voluntarios
autorizados por nosotros para ayudarle mientras usted permanece en el
hospital.
- Todos los empleados, trabajadores y otro personal
del Holland Hospital, incluido el personal del Laboratorio
Clínico de West Michigan (West Michigan Clinical Lab), el Centro
para la Buena Salud (Center for Good Health), el Centro de Imagenología
de West Michigan (West Michigan Imaging Center), todas las clínicas
pertenecientes al hospital y el Centro de Mamografía (Mammography
Center) del Holland Hospital.
Todas estas personas deben cumplir con los términos de este aviso.
En este aviso, cuando se haga referencia a “nosotros”, significa
que se incluyen a todas las entidades, los profesionales, los sitios
y las ubicaciones mencionadas arriba. Estas personas, sitios y ubicaciones
pueden compartir información médica entre ellas mismas
para los propósitos del tratamiento, del pago o de la administración
de cuidado de la salud del hospital (que se describen en este aviso).
NUESTRO COMPROMISO RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA
Comprendemos que la información médica sobre usted y sobre
su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger la información
médica sobre usted. Creamos un registro de los cuidados y servicios
que usted recibe en el hospital. Necesitamos este registro para proporcionarle
atención médica de calidad y cumplir con ciertos requisitos
legales. También usamos su registro médico para los propósitos
de obtener el pago por el tratamiento que se le proporciona, para asuntos
administrativos y operativos y para evaluar la calidad de los cuidados
que se le proporcionan. Este aviso se aplica a todos los registros que
el hospital genera sobre su atención médica, ya sea por
parte del personal del hospital, su médico personal, u otros profesionales
del cuidado de la salud independientes que tienen el privilegio de trabajar
en el hospital o para el hospital. Es posible que su médico personal
tenga diferentes políticas o avisos respecto al uso y divulgación
de su información médica que haya sido creada en su consultorio
o clínica.
Este aviso le indica las formas en que nosotros podemos usar y divulgar
la información médica sobre usted. También describimos
sus derechos y ciertas de nuestras obligaciones respecto al uso y
divulgación de la información médica.
Estamos obligados por la ley a:
- que nos aseguremos de que la información
médica que lo identifica a usted se mantenga confidencial;
- que le proporcionemos este aviso sobre nuestras
obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto a su
información médica; y
- que cumplamos con los términos del aviso
que esté vigente.
CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA
SOBRE USTED
Las siguientes categorías describen diferentes formas en que usamos
y divulgamos información médica. Explicaremos lo que significa
cada categoría de usos o divulgaciones y trataremos de dar algunos
ejemplos. No se enumerarán todos los usos o las divulgaciones de
cada categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite
usar y divulgar la información estarán incluidas en alguna
de las categorías.
- Para el tratamiento. Podemos usar información
médica sobre usted para proporcionarle tratamiento o servicios
médicos. Podemos divulgar información médica sobre
usted a médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de
medicina y demás personal del hospital involucrados en su cuidado
en el hospital. Por ejemplo, es posible que tengamos que informar si
usted padece diabetes a un doctor que le está tratando una pierna
fracturada, ya que la diabetes puede retardar el proceso de curación.
Además, es posible que el doctor necesite informarle al dietista
si usted tiene diabetes para que programemos las comidas adecuadas.
También es posible que los diferentes departamentos del hospital
compartan información médica sobre usted con el fin de
coordinar los diferentes servicios que usted necesita, tales como recetas,
análisis de laboratorio o radiografías. También
es posible que nosotros divulguemos información médica
sobre usted a personas ajenas al hospital que puedan estar involucradas
en su cuidado médico después de que salga del hospital,
tales como miembros de su familia, clérigos, médicos de
cuidado general u otras personas con quienes colaboramos para proporcionar
servicios que sean parte del cuidado de su salud.
- Para el pago. Nosotros podemos usar y divulgar
información médica sobre usted a fin de que el tratamiento
y los servicios que usted reciba en el hospital puedan ser facturados
y podamos cobrar el pago a usted, a una compañía de seguros
o a una tercera entidad pagadora. Por ejemplo, es posible que necesitemos
dar información a su plan de salud con respecto a la cirugía
que se le hizo en el hospital, para que su plan de salud nos pague o
le reembolse a usted por la cirugía. También podemos informar
a su plan de salud sobre el tratamiento que usted va a recibir, a fin
de obtener una aprobación previa o determinar si su plan cubrirá
el tratamiento.
- Para la administración de cuidado de
la salud. Nosotros podemos usar y divulgar información médica
sobre usted para propósitos operativos del hospital. Estos usos
y divulgaciones son necesarios para administrar el hospital y asegurar
que todos nuestros pacientes reciban atención médica de
calidad. Por ejemplo, nosotros podemos usar información médica
para revisar nuestros tratamientos y servicios y para evaluar el desempeño
de nuestro personal por el cuidado que le presta a usted. También
podemos combinar la información médica sobre muchos pacientes
del hospital para decidir cuáles servicios adicionales debemos
ofrecer, cuáles servicios no son necesarios y si ciertos nuevos
tratamientos son eficaces. También podemos divulgar información
a médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina
y demás personal del hospital para propósitos de revisión
y aprendizaje. Nosotros también podemos combinar la información
médica que tenemos con la información médica de
otros hospitales para comparar lo que estamos haciendo y determinar
cómo podemos mejorar la atención y los servicios que ofrecemos.
Podemos eliminar de este conjunto de información esa información
que identifica a usted, para que otros puedan usarlo para estudiar la
atención médica y la prestación de atención
médica sin conocer quiénes son los pacientes específicos.
- Recordatorios de citas. Podemos usar y divulgar
información médica para comunicarnos con usted a fin de
recordarle de una cita que usted tiene para tratamiento o atención
médica en el hospital.
- Tratamientos alternativos. Podemos usar y divulgar
información médica para informarle de o recomendarle posibles
opciones o alternativas de tratamiento que puedan ser de interés
para usted.
- Beneficios o servicios relacionados con su salud.
Podemos usar y divulgar información médica para informarle
de los beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser
de interés para usted.
- Asociados comerciales. Podemos divulgar información
sobre su salud a nuestros asociados comerciales, tales como un consejero
técnico en computadoras o servicio de fotocopiar, para que puedan
realizar el trabajo que les encomendamos. Para proteger la información
sobre su salud, requerimos a todos nuestros asociados comerciales que
salvaguarden adecuadamente la información.
- Actividades de recaudación de fondos.
Podemos usar información médica sobre usted para contactar
usted a fin de recaudar fondos para el hospital y su administración.
Podemos divulgar información médica a una fundación
relacionada con el hospital a fin de que la fundación contacte
a usted para recaudar fondos para el hospital. Nosotros únicamente
divulgaríamos la información necesaria para contactar
a usted, tal como su nombre y número de teléfono y las
fechas en que usted recibió tratamientos o servicios en el hospital.
Si usted no quiere que el hospital contacte a usted respecto a actividades
de recaudación de fondos, deberá notificarlo llamando
o escribiendo a la Fundación del Holland Hospital (Holland
Hospital Foundation). Consulte la lista de contactos.
- Encuestas sobre la satisfacción del paciente.
Podemos usar su información médica para contactar a usted
y pedirle su opinión sobre el cuidado que recibió en el
hospital. Podemos divulgar la información médica sobre
usted a una firma contratada para realizar encuestas e investigación,
que podrá contactar a usted para pedirle su opinión sobre
el cuidado que recibió en el hospital. Si usted no quiere que
el hospital contacte a usted para completar una encuesta sobre su satisfacción,
deberá notificarlo llamando o escribiendo al Departamento de
Relaciones con los Pacientes (Patient Relations). Consulte la lista
de contactos.
- Directorio del hospital. Nosotros podemos incluir
cierta información limitada sobre usted en el directorio del
hospital mientras usted es paciente del hospital, incluido su nombre,
ubicación en el hospital, condición general (por ejemplo,
estable, buena, etc.) y su filiación religiosa. Su nombre, ubicación
y condición general puede ser entregada a personas que pregunten
por usted por su nombre. Su filiación religiosa únicamente
será divulgada a los miembros del clero de su propio grupo religioso,
aun cuando no pregunten por usted por su nombre. Esto es con el fin
de que su familia, amigos y clero lo puedan visitar en el hospital y
conozcan su condición de forma general. Si usted elige no ser
incluido en el directorio del hospital, no daremos ninguna información
a nadie, incluyendo familiares y amigos que pudieran llamar y preguntar
por usted por su nombre. Por ejemplo, si elige no ser incluido en el
directorio del hospital y un miembro de su familia llama desde fuera
del estado, no le diremos que usted está aquí, ni su condición
ni ninguna otra información. Si usted no quiere ser incluido
en el directorio del hospital, deberá notificar al personal del
hospital al momento de registrarse, o llamando o escribiendo al Departamento
de Admisión de Pacientes (Registration). Consulte la lista de
contactos.
- Personas involucradas con su cuidado o con el
pago de su cuidado. Podemos divulgar información médica
sobre usted a un amigo o miembro de su familia que esté involucrado
con su atención médica. También podemos dar información
a alguien que ayude con el pago de su cuidado. También podemos
decirles a su familia y amigos su condición y que usted se encuentra
en el hospital. Además, podemos divulgar información médica
sobre usted a una entidad que proporcione asistencia en caso de un desastre,
a fin de que su familia sea notificada sobre su condición, estado
y ubicación.
- Investigación. Bajo ciertas circunstancias,
podemos usar y divulgar información médica sobre usted
para propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto
de investigación puede involucrar la comparación de la
salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron
un medicamento con aquellos que recibieron otro para las mismas afecciones.
Sin embargo, todos los proyectos de investigación están
sujetos a un proceso especial de aprobación.
- De conformidad con la ley. Divulgaremos información
médica sobre usted cuando lo requiera la ley federal, estatal
o local.
- Para evitar una amenaza grave a la salud o la
seguridad. Podemos usar y divulgar información médica
sobre usted cuando sea necesario para evitar una amenaza grave a la
salud o la seguridad de usted, del público o de otra persona.
Sin embargo, cualquier divulgación se haría únicamente
a alguien que pueda ayudar a evitar la amenaza.
SITUACIONES ESPECIALES:
- Donación de órganos y tejidos.
Podemos divulgar información médica a organizaciones que
manejan la procuración de órganos o el trasplante de órganos,
ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos, según
sea necesario para facilitar la donación y trasplante de órganos
o tejidos.
- Militares y veteranos. Si usted es miembro de
las fuerzas armadas, podemos divulgar información médica
sobre usted según lo soliciten las autoridades militares. También
podemos divulgar información médica sobre personal militar
extranjero a las autoridades militares extranjeras apropiadas.
- Compensación a trabajadores. Podemos
divulgar información médica sobre usted a programas de
compensación a trabajadores o programas similares. Estos programas
proporcionan beneficios en casos de heridas o enfermedades relacionadas
con el trabajo.
- Riesgos de la salud pública. Podemos
divulgar información médica sobre usted para actividades
de la salud pública. Estas actividades generalmente incluyen
lo siguiente:
- Evitar o controlar enfermedades, heridas
o discapacidades;
- Informar sobre nacimientos y muertes;
- Informar sobre abuso o negligencia infantil;
- Informar reacciones a medicamentos o problemas
con productos;
- Avisar a las personas sobre el retiro comercial
de productos que puedan estar usando;
- Notificar a una persona que pudiera haber
expuesta a una enfermedad, o que se halla en riesgo de contraer
o propagar una enfermedad o afección;
- Notificar a las autoridades gubernamentales
autorizadas si creemos que un paciente fue víctima de abuso,
negligencia o violencia doméstica. Nosotros únicamente
haremos esta divulgación si usted está de acuerdo
o cuando la ley lo requiera o autorice.
- Actividades de supervisión de la salud.
Nosotros podemos divulgar información médica a una agencia
de supervisión de la salud respecto a actividades autorizadas
por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo,
revisiones de cuentas, investigaciones, inspecciones y certificaciones.
Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitorice el
sistema de atención médica, los programas gubernamentales
y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
- Juicios y disputas legales. Si usted está
involucrado en un juicio o disputa legal, nosotros podemos divulgar
información médica sobre usted en respuesta a una orden
administrativa o del tribunal. También podemos divulgar información
médica sobre usted en respuesta a una orden de comparecencia
para testimoniar u otra solicitud de divulgación u otro proceso
legal iniciado por alguna otra persona involucrada en la disputa legal,
pero únicamente si se han realizado esfuerzos para informarle
a usted sobre esa solicitud o para obtener una orden donde se proteste
la información solicitada.
- Cumplimiento de las leyes. Podemos divulgar
información médica si nos lo solicita un funcionario encargado
del cumplimiento de la ley:
- En respuesta a una orden del tribunal,
una orden de comparecencia para testimoniar, una orden judicial,
una citación o un proceso similar;
- Con relación a una muerte que creemos
que puede ser el resultado de una conducta penal, y
- Con relación a una conducta penal
en el hospital.
- Médicos forenses, examinadores médicos
y directores de funerales. Podemos divulgar información médica
en forma oral a un médico forense, un examinador médico
o un director de funerales para propósitos de informar una muerte,
identificar al fallecido u otros deberes. También podemos ceder
sus registros médicos a un médico forense o a un médico
examinador para propósitos de determinar la causa de la muerte,
pero lo haremos únicamente con la autorización adecuada
o de conformidad con una orden de comparecencia para testimoniar emitida
por un tribunal.
- Actividades de seguridad nacional y espionaje.
Podemos divulgar información médica sobre usted a los
funcionarios federales autorizados para actividades de espionaje, contraespionaje
y otras actividades de seguridad nacionales autorizadas por la ley.
- Servicios de protección al Presidente
y a otros. Podemos divulgar información médica sobre usted
a funcionarios federales autorizados para que puedan proporcionar protección
al Presidente, a otras personas autorizadas y a jefes de estado extranjeros,
o para realizar investigaciones especiales.
- Convictos. Si usted es un convicto en una institución
correccional, o está bajo la custodia de un funcionario encargado
del cumplimiento de la ley, podemos divulgar información médica
sobre usted a la institución correccional o al dicho funcionario.
Esta divulgación sería necesaria (1) para que la institución
le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud
y su seguridad o la de otros, o (3) para la seguridad de la institución
correccional.
SUS DERECHOS RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE
USTED
Usted tiene los siguientes derechos respecto a la información médica
que conservamos sobre usted:
¨ Derecho de inspeccionar y copiar. Tiene el derecho de inspeccionar
y copiar la información médica que puede utilizarse para
tomar decisiones sobre su cuidado. Esto incluye normalmente los registros
médicos y de facturación, pero puede excluir registros como
notas de psicoterapia.
Para inspeccionar y copiar información médica que puede
utilizarse para tomar decisiones sobre usted, usted tiene que enviar su
solicitud por escrito a la Oficina de Correspondencia (Correspondence
Desk) del Departamento de Registros Médicos (Medical Records Department).
Consulte la lista de contactos.
Alguien de este departamento contactará a usted sobre su solicitud
dentro de 30 días a partir de recibirla. Si solicita una copia
de la información, podemos cobrar una cuota por los costos de copiarla,
de enviarla por correo u otros suministros relacionados con su solicitud.
En ciertas circunstancias muy limitadas, podemos negarnos a satisfacer
su solicitud de inspeccionar y copiar la información. Si a usted
se le niega el acceso a la información médica, bajo ciertas
circunstancias usted podrá solicitar que la negación sea
revisada. Otro profesional del cuidado de la salud certificado, elegido
por el hospital, revisará su solicitud y la negación. La
persona que realice la revisión no será la persona que negó
su solicitud. Cumpliremos con el resultado de la revisión.
¨ Derecho de corregir. Si usted considera que la información
médica que mantenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede
solicitarnos que corrijamos la información. Usted tiene derecho
a solicitar la corrección, en tanto la información se conserve
en el hospital o para el hospital.
Para solicitar una corrección, usted debe presentar y enviar su
solicitud por escrito a nuestra Correspondence Desk en el Medical Records
Department. Consulte la lista de contactos. Además, usted deberá
proporcionar la razón para justificar su solicitud.
Podemos negar su solicitud de corrección si no se encuentra por
escrito o no incluye una razón que justifique la solicitud. Además,
podemos negar su solicitud si usted nos pide que corrijamos información
que:
§ No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que
creó la información ya no se encuentre disponible para hacer
la corrección;
§ No sea parte de la información médica conservada
por o para nuestro hospital;
§ No sea parte de la información que a usted tiene derecho
a inspeccionar o copiar; o
§ Sea correcta y completa.
¨ Derecho a un informe sobre las divulgaciones de la información.
Usted tiene el derecho de obtener un “informe” sobre todas
las ocasiones en que hemos divulgado información sobre su salud
y estas divulgaciones no se relacionen con el tratamiento, el pago o los
propósitos administrativos u operativos, como se describen en este
aviso.
Para solicitar un informe sobre las divulgaciones, usted debe presentar
y enviar su solicitud por escrito a nuestra Correspondence Desk en el
Medical Records Department. Consulte la lista de contactos.
Su solicitud deberá indicar un período de tiempo, que no
podrá ser mayor a seis años y no puede incluir fechas anteriores
al 14 de abril del 2003. Su solicitud deberá indicar en qué
forma quiere la lista de las divulgaciones (por ejemplo, en papel o a
través de medios electrónicos). La primera lista que usted
solicite dentro de un período de 12 meses es gratis. Para listas
adicionales, le cobraremos el costo que ocasione proporcionarle la lista.
Le avisaremos del costo involucrado y usted puede elegir si quiere retirar
o modificar su solicitud en ese momento antes de incurrir en cualquier
costo.
¨ Derecho de solicitar restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar
por escrito una restricción o limitación de la información
médica que usamos o divulgamos sobre usted para propósitos
de tratamiento, pago o administración del cuidado de la salud,
excepto cuando usted nos autorice de manera específica, cuando
lo requiera la ley o en circunstancias de emergencia.
No se nos requiere cumplir con su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos
con su solicitud a menos que la información sea necesaria para
proporcionarle un tratamiento de emergencia. Para solicitar restricciones,
usted debe presentar y enviar su solicitud por escrito a nuestra Correspondence
Desk en el Medical Records Department. Consulte la lista de contactos.
En su solicitud, usted deberá indicarnos (1) qué información
quiere limitar; (2) si quiere limitar el uso, la divulgación o
ambos; y (3) a quién quiere que se apliquen los límites.
Usted tiene el derecho de solicitar un límite de la información
médica que divulgamos sobre usted a alguien que esté involucrado
en su cuidado, como un miembro de su familia o un amigo. Por ejemplo,
usted nos puede pedir que no usemos ni divulguemos información
a su cónyuge sobre una cirugía a la que usted fue sometido.
Se le dará oportunidad de solicitar dicha restricción en
el momento de su admisión.
¨ Derecho de solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene
el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted, de cierta manera
o en cierto lugar, con respecto a asuntos médicos. Por ejemplo,
puede solicitar que contactemos a usted únicamente en su trabajo
o por medio del correo. Para solicitar comunicaciones confidenciales,
usted deberá notificar al personal del hospital en el momento de
registrarse, o llamando o escribiendo al Registration Department. Consulte
la lista de contactos.
No le pediremos las razones para su solicitud. Nos ajustaremos a todas
las solicitudes razonables. Su solicitud deberá especificar cómo
o dónde desea ser contactado.
¨ Derecho a copiar este aviso en papel. Usted tiene el derecho de
recibir una copia en papel de este aviso. Nos puede pedir que le demos
una copia de este aviso en cualquier momento. Aun si estuvo de acuerdo
en recibir este aviso por medios electrónicos, usted todavía
tiene derecho a recibir una copia de este aviso en papel.
Usted puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web: www.hollandhospital.org.
También puede recibir una copia de este aviso en papel al comunicarse
por teléfono o por escrito con nuestro Medical Records Department.
Consulte la lista de contactos.
CAMBIOS A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho de hacer cambios a este aviso. Nos reservamos
el derecho de que el aviso revisado o cambiado inicie su vigencia respecto
a la información médica que ya tenemos sobre usted, así
como respecto a cualquier información que recibamos en el futuro.
Colocaremos una copia del aviso vigente en el hospital. La fecha de inicio
de vigencia del aviso se indicará al lado izquierdo de la cabecera
de la primera página.
QUEJAS
Si usted cree que se han violado sus derechos a la privacidad, puede presentar
una queja al hospital o a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento
de Servicios Humanos y Salud de los Estados Unidos (US Department of Health
and Human Services/Office of Civil Rights). Para enviar una queja al hospital,
contacte el Patient Relations Department al (616) 394-3742. Usted no será
penalizado por presentar una queja.
OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
Otros usos y divulgaciones de la información médica no explicados
en este aviso ni afectados por las leyes que se aplican a nosotros, se
harán únicamente si obtenemos su permiso por escrito. Si
usted nos da su permiso para usar o divulgar la información médica
sobre usted, usted puede revocar por escrito dicho permiso en cualquier
momento. Si usted revoca su permiso, no continuaremos a usar ni divulgar
información médica sobre usted debido a las razones incluidas
en su autorización por escrito. Usted entiende que no podremos
retirar ninguna divulgación que ya hayamos realizado con su permiso,
y que se nos requiere que conservemos nuestros registros respecto al cuidado
que le hemos proporcionado.
LISTA DE CONTACTOS
Fundación del Holland Hospital . (616) 393-7438. Holland
Hospital Foundation, Holland Hospital, 602 Michigan Avenue, Holland, Michigan 49423
Departamento de Relaciones con los Pacientes. (616) 394-3742. Patient Relations
Department, Holland Hospital, 602 Michigan Avenue, Holland,
Michigan 49423
Departamento de Admisión de Pacientes. (616) 394-3440. Registration
Department, Holland Hospital, 602 Michigan Avenue, Holland,
Michigan 49423
Departamento de Registros Médicos. (616) 394-3154. Correspondence
Desk, Medical Records Department, 602 Michigan Avenue, Holland
Hospital, Holland, Michigan 49423
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